El marco legal y constitucional (en adelante el “Marco Normativo”) bajo el cual se rigen las políticas sobre tratamiento de información de SOUTH GAMING S.A.S. (en adelante las “Políticas”), es el siguiente:
Para los efectos del presente documento se tendrán como definiciones de los términos utilizados, aquellas definiciones incluidas en el Marco Normativo, en especial las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, de las cuales se incluyen las utilizadas expresamente en estas Políticas, de la siguiente forma:
Las anteriores definiciones establecidas por las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015 serán aplicables y tendrán el alcance que en cada norma se les otorga; en consecuencia, para efectos de su interpretación y aplicación dentro las Políticas, es necesario tomar en consideración el sentido y ámbito específico de cada concepto dentro de la norma correspondiente. El Marco Normativo forma parte integral de las Políticas, y en especial, las leyes 1266 de 2008 y 1581 de 2012, junto con el Decreto 1074 de 2015.
Los demás términos definidos en el presente documento tendrán el significado que aquí se les asigna.
SOUTH GAMING S.A.S. (en adelante “South Gaming”) y las sociedades afiliadas a South Gaming por vínculos de control en Colombia o en el extranjero (en adelante las “Sociedades Vinculadas”), en el Tratamiento de la información recolectada de sus clientes, usuarios, empleados, proveedores y subcontratistas, y de cualquier otro tercero (en adelante los “Titulares”), sea que se trate de Datos Personales y/o Datos Personales Crediticios (en adelante la “Información Protegida”), respeta los derechos de cada uno de estos sujetos, aplicando y garantizando los siguientes principios orientadores de las Políticas:
a) Principio de Legalidad: En el Tratamiento de la Información Protegida, se dará aplicación a las disposiciones vigentes y aplicables, que rigen el Tratamiento de la misma y demás derechos fundamentales conexos, incluyendo las disposiciones contractuales pactadas por South Gaming con los Titulares, según corresponda.
b) Principio de Libertad: El Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios, sólo se llevará a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales y Datos Personales Crediticios, que no tengan el carácter de Datos Públicos, no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de Finalidad: El Tratamiento de la Información Protegida que no tengan el carácter de Datos Públicos, a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos por South Gaming, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual será informada al respectivo Titular de la Información Protegida.
d) Principio de Veracidad o Calidad: La Información Protegida sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error South Gaming no será responsable frente al Titular cuando sean objeto de Tratamiento, datos o información parcial, incompleta o fraccionada o que induzca a error, entregada por el Titular sin que existiera la forma de ser verificada la veracidad o calidad de la misma por parte de South Gaming o la misma hubiere sido entregada o divulgada por el Titular declarando o garantizando, de cualquier forma, su veracidad o calidad.
e) Principio de Transparencia: En el Tratamiento de Información Protegida, se garantizará el derecho del Titular a obtener de South Gaming, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de Información Protegida que sea de su interés (legal, judicial o contractualmente justificado) o titularidad.
f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: La Información Protegida no estará disponible en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a South Gaming, las Sociedades Vinculadas, los Titulares o terceros debidamente autorizados. Para estos propósitos la obligación de South Gaming, será de medio, según lo establece la normatividad vigente.
g) Principio de Seguridad: La Información Protegida bajo las Política sujeta a Tratamiento por South Gaming, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas tecnológicas de protección, protocolos, y medidas administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h) Principio de Confidencialidad: Todas y cada una de las personas que en South Gaming administran, manejen, actualicen o tengan acceso a Información Protegida que no tenga el carácter de pública, y se encuentre en Sistemas de Información o bases o bancos de datos de terceros debidamente autorizados, se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros todas o cualesquiera de las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio de sus funciones.
South Gaming y sus Sociedades Vinculadas para el Tratamiento de la Información Protegida podrán utilizar los sistemas de información y bases de datos de propiedad de South Gaming y/o de sus Sociedades Vinculadas (en adelante los “Sistemas de Información”).
i) Principio de Temporalidad de la Información: En el caso de los Datos Personales Crediticios, los mismos no serán suministrados a usuarios o terceros cuando dejen de servir para la finalidad del banco de datos correspondiente.
Las presentes Políticas tendrán el mismo ámbito de aplicación consagrado en las normas legales que forman parte del Marco Normativo, y se extenderán para regular y consagrar las políticas generales e integrales de Tratamiento de Información Protegida por parte de South Gaming.
En consecuencia, serán aplicables para todas las operaciones desarrolladas por South Gaming en Colombia, salvaguardando el eventual uso o Tratamiento que de la Información Protegida realicen, en cumplimiento de los requisitos legales, las Sociedades Vinculadas.
En el evento que cualquiera de las Sociedades Vinculadas tenga acceso o realice el Tratamiento legítimo y autorizado de Información Protegida de los Titulares, sin perjuicio de lo establecido en la Sección XI, se garantizará lo establecido la Sección III y V según les sea aplicable. Frente a los Titulares, South Gaming será el único responsable de garantizar el cumplimiento de estas Políticas por parte de sus Sociedades Vinculadas.
Los Titulares tendrán los derechos consagrados en el Marco Normativo y en los contratos celebrados con South Gaming, según les sean aplicables teniendo en consideración la Información Protegida objeto de Tratamiento por parte de South Gaming y/o de las Sociedades Vinculadas.
Los Titulares de los cuales se realice el Tratamiento de Datos Personales tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1581 de 2012, concretamente pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 8, y todas aquellas normas que la reglamenten, adicionen o complementen.
Los Titulares de los cuales se realice el Tratamiento de Datos Personales Crediticios tendrán específicamente los derechos previstos por la Ley 1266 de 2008, concretamente pero sin limitarse a los descritos en el Artículo 6, y todas aquellas normas que la reglamenten, adicionen o complementen.
Para efectos de interpretación de las leyes y decretos que se expidan en la materia, se tendrá como parámetro de interpretación legal y constitucional las sentencias de la Corte Constitucional de Colombia. Los derechos de los Titulares se interpretarán en armonía y en un plano de equilibrio con el derecho a la información previsto en el Artículo 20 de la Constitución Política de Colombia y con los demás derechos constitucionales aplicables.
Para toda aquella Información Protegida, que sea recolectada por South Gaming y/o las Sociedades Vinculadas, y que no tenga el carácter de: (i) Datos Personales de carácter privado o semiprivado; y (ii) Datos Personales Crediticios de carácter privado o semiprivado, los derechos de los Titulares serán únicamente aquellos establecidos y pactados de manera contractual con South Gaming. En todo caso frente a esta información, South Gaming garantizará la seguridad y confidencialidad de la misma cuando esté sujeta a ello y los principios orientadores de las Políticas que les sean aplicables.
Tratándose de información o datos de carácter público, South Gaming garantizará la veracidad y calidad de la información que ostenta esta calidad y que repose en los Sistemas de Información.
South Gaming de manera general, y de conformidad con el Marco Normativo, las normas legales que regulan sus relaciones jurídicas con los Titulares, y en especial, las obligaciones específicas que asume frente a los Titulares, tiene como deber general en el Tratamiento de Información Protegida el respetar y garantizar en todo momento los derechos propios de los Titulares, garantizando, cuando sea aplicable y según el carácter de la información utilizada, la confidencialidad, reserva, seguridad e integridad de la misma.
Serán, entre otros, deberes especiales de South Gaming, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios, los siguientes:
El Tratamiento de Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados, por parte de South Gaming y/o de las Sociedades Vinculadas, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular. South Gaming en todo momento dejará constancia de la autorización entregada por el Titular, a través de los medios idóneos que garanticen que la misma fue otorgada de manera expresa, libre, previa e informada.
Los fines y propósitos del Tratamiento de los Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados, siempre estarán de manera clara y expresa, establecidos en aquellos medios idóneos, a través de los cuales South Gaming requiera la autorización de los Titulares. South Gaming no utilizará los Datos Personales y Datos Personales Crediticios privados o semiprivados para fines distintos de los expresamente autorizados por los Titulares.
Estas Políticas podrán ser modificadas y adicionadas de tiempo en tiempo, en cumplimiento de requerimientos establecidos por las normas legales correspondientes. Las Políticas debidamente actualizadas, indicando la fecha de actualización, estarán publicadas oportunamente en las oficinas principales de la compañía y en su página web.
South Gaming bajo el Marco Normativo, no estará obligado a suprimir de sus Sistemas de Información la Información Protegida, frente a la cual el Titular tenga un deber legal o contractual con South Gaming y/o las Sociedades Vinculadas de permanecer en los Sistemas de Información.
South Gaming, como responsable del tratamiento de los datos personales lo hará con las finalidades que se indican a continuación:
Tratamiento de los datos por parte de South Gaming y su personal:
South Gaming recopila, almacena y utiliza la información personal únicamente para las finalidades comerciales y administrativas definidas, y con el fin de apoyar y mejorar su relación con los diferentes actores. Los empleados de South Gaming son responsables del correcto uso, almacenamiento y transmisión de los datos personales. Dicha información no podrá utilizarse para obtener ventajas personales ni divulgarse a ninguna otra persona. La información seguirá considerándose confidencial incluso después de que el empleado haya abandonado la empresa, y como tal nunca podrá ser revelada a terceros ni utilizada en interés personal o de terceras partes.
En desarrollo del Principio de Seguridad establecido en la normatividad vigente y de conformidad con las obligaciones legales que South Gaming posee, la sociedad adoptará las medidas tecnológicas, operativas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros e Información Protegida de los Titulares, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
En el evento que South Gaming en el ejercicio de sus actividades propias, deba realizar el Tratamiento de Datos Sensibles, dará cumplimiento a las pautas que para ello se establecen en el Marco Normativo.
En el evento que South Gaming, en el ejercicio de sus actividades propias, utilice o transfiera internacionalmente Información Protegida garantizará el cumplimiento de los principios aplicables establecidos en la Sección III de las presentes Políticas.
Cuando se trate de la transferencia de Datos Personales, South Gaming dará cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, en especial el Artículo 26, y demás normas que lo modifiquen, adicionen o complementen.
Concretamente South Gaming, en el giro ordinario de sus negocios con proveedores y clientes, y en su relación con los empleados directos que posee en Colombia, podrá incorporar la Información Protegida dentro de los Sistemas de Información. South Gaming, como Responsable del Tratamiento garantiza que los Sistemas de Información cumplen en su integridad las Políticas y el Marco Normativo, y en consecuencia, garantiza que cualquier Titular podrá: (i) conocer en cualquier momento la información que reposa en los Sistemas de Información; (ii) solicitar la actualización o rectificación de los datos allí incorporados; y (iii) solicitar, salvo en aquellos eventos previstos en la Sección VIII de las Políticas, la supresión de sus datos notificando a South Gaming, para lo cual se seguirá el procedimiento establecido en la Sección XIII del presente documento.
El Titular o sus causahabientes que consideren que la Información Protegida contenida en un Sistema de Información, o en una base de datos, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en el Marco Normativo, podrán presentar un reclamo o solicitud ante el representante legal, remitiéndola en una primera instancia a través del siguiente correo electrónico habilitado para el efecto por South Gaming: habeasdata@southgg.com (en adelante el “Correo Electrónico Autorizado”).
South Gaming atenderá y dará respuesta a los reclamos o solicitudes de los Titulares en los plazos y términos establecidos para el efecto por el Marco Normativo.
El Titular, sin perjuicio de lo anterior, y en el evento que no haya sido atendida su solicitud o reclamo por parte de South Gaming, podrá en todo caso acudir posteriormente en una segunda instancia, ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co). En dicho evento, para la presentación del reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio se tomará en consideración la naturaleza de la Información Protegida, siendo procedente cuando dicha información: (i) no tenga el carácter de información pública o sea un Dato Público, y (ii) South Gaming esté en violación de los principios aplicables para la información pública o de un Dato Público.
Para todos los efectos legales el Responsable del Tratamiento de la Información Protegida será:
SOUTH GAMING S.A.S.NIT. 901.711.152-0Teléfono: +57 1 3173040Dirección: Cra. 7 No 71-21, Torre A, Oficina 602. Bogotá, Colombia. Área Responsable: Representante Legal Correo Electrónico Autorizado: habeasdata@southgg.com
La presente Política rige desde el primero (1) de junio de 2023 y las bases de datos sujetas a Tratamiento se mantendrán vigentes mientras ello resulte necesario para las finalidades establecidas para cada una de ellas.
